Evernote es una de esas aplicaciones que, por más que la uses todos los días,
siempre tendrá algo nuevo que todavía no descubrimos.
Con funcionalidades que parecen ilimitadas, este bloc de notas sirve
para todo, pero una de sus utilidades más relevantes es su
sincronización multiplataforma que nos permite acceder a nuestras
anotaciones desde cualquier dispositivo donde esté instalada. Si la
utilizamos correctamente, puede ser una herramienta clave a la hora de
incrementar la productividad.
Personalmente,
sólo uso Evernote para hacer anotaciones “on the fly” que no tengo
tiempo de escribir en un ordenador. Sería algo así como usar post-its
virtuales para recordar ideas, reuniones, y demás. Esta es solamente una
de las formas de utilizarlo. A medida que nos vamos transformando en
heavy users
de la aplicación, descubrimos más y más cosas que adoptamos y que nos
resultan útiles. Pero son tantas, que puede que terminemos un poco
perdidos. Por un lado, los de Evernote no escatiman en actualizaciones
que nos suman más cosas. Por el otro, si usamos la aplicación como un
simple bloc de notas, entonces nos estaremos privando de la experiencia
completa.
Por eso, hemos armado esta lista con 10 trucos para los
primerizos en Evernote, que pueden usar para descubrir nuevas
funcionalidades en la aplicación que serán más que útiles en el uso
diario.
1. Compartir notas
Aunque Evernote es una aplicación personal que permite una forma limitada de trabajo colaborativo, lo que sí podemos hacer es
compartir las URL de nuestras notas para hacerlas públicas.
Hacerlo es bastante simple, y está justo en frente de nuestros ojos. El
problema es que quizás no siempre lo necesitemos, porque usamos
Evernote para hacer anotaciones personales. Pero quizás algún día
necesitemos compartir estas ideas, y en este caso Evernote no viene para
nada mal.
¿Cómo lo hacemos? En las aplicaciones de escritorio, en la flecha de Share o Compartir podemos elegir
publicar la nota en Facebook o en Twitter, enviar la nota por email (ideal en contextos laborales) o
copiar la URL pública de la nota para poder, por ejemplo, publicarla en un blog o en un sitio.
2. Usar etiquetas
A
la hora de organizar nuestras notas, una buena forma de hacerlo es a
través de las etiquetas. Serán nuestras mejores amigas también cuando
queremos hacer una búsqueda. Evernote es, por ejemplo, una buena forma
de anotar las cosas que queremos comprar, si es que tenemos una lista de
compras dentro de la aplicación. También nos podemos marcar
recordatorios de acuerdo con su pertenencia, como por ejemplo, trabajo,
universidad, amigos, etcétera.
Una buena forma de aprovechar las etiquetas es también
hacer una diferenciación por etapas.
Por ejemplo, si somos estudiantes universitarios y queremos tener
nuestras notas bien organizadas, podemos separarlas por semestre o por
asignatura. Esto se puede hacer a través de las etiquetas, sin necesidad
de tener todo organizado en un único documento.
Agregar etiquetas
de hecho es muy simple: desde la aplicación de escritorio, podemos
hacerlo justo en la barra superior, mientras que en las aplicaciones
móviles usualmente está ubicada como ícono en la barra inferior.
3. Escribir notas a mano o fotografiar documentos
Evernote
cuenta con la posibilidad de guardar imágenes y entre esas imágenes,
capturas de escritura.
Pero una de sus bondades más grandes es que nos
permite buscar entre nuestras notas escritas a mano determinadas
palabras claves. A veces el sistema puede fallar, pero es una opción muy
interesante cuando no tenemos tiempo de pasar algo al ordenador y
simplemente tomamos una foto de un documento.
4. Búsquedas guardadas
Cuando
nos ponemos a usar Evernote de una forma intensiva, vamos a ver que
acumulamos cada vez más notas. Y por eso, vamos a tener que hacer más
búsquedas. Para no tener que repetir una y otra vez una misma búsqueda,
Evernote tiene guardadas las que hemos realizado anteriormente. Esto se
puede acceder, en la aplicación de escritorio, desde la barra lateral.
5. Búsquedas personalizadas
Para
seguir en el ámbito de las búsquedas, un buen truco que hemos tomado de
Evernote Essentials nos muestra cómo podemos hacer búsquedas avanzadas y
personalizadas de nuestros documentos. Compartiremos algunos comandos
que se deben ingresar en la barra de búsqueda de Evernote, para
facilitar nuestra existencia:
- “created:day-1” busca todas las notas creadas en el último día.
- “source:mobile.*
created:week-1 resource:image/*” busca todas las notas creadas desde un
móvil en la última semana, que contienen una imagen. Para poder buscar
las notas que hicimos en los móviles podemos simplificar el comando a
solamente “source:mobile”.
- “tag:trabajo -tag:universidad
Evernote” sirve para eliminar de la búsqueda algunas etiquetas pero
mantener otras. Por ejemplo, en este caso le pedimos a Evernote que nos
muestre solamente las etiquetas que contienen trabajo, dejando de lado
las que además contienen universidad.
Estas son sólo
algunas de las múltiples búsquedas avanzadas que podemos crear, pero son
más que suficientes si recién nos estamos adentrando en el mundo
Evernote.
6. Jerarquizar las notas
Para comprender la
importancia de determinadas cosas, no solamente en Evernote sino en la
vida en general, es fundamental saber cómo jerarquizar. Por suerte, esta
funcionalidad está disponible en la aplicación, que nos permite
crear grupos y subgrupos de notas de acuerdo con una determinada temática.
Cada
una de estas notas agrupadas puede tener un nombre en particular, como
por ejemplo, y de nuevo, universidad, trabajo, etcétera. Cada uno lo
puede modificar a gusto.
7. Unir notas
A veces se nos
ocurre una idea y no demoramos nada en garabatear algo en Evernote. Sin
embargo, esto puede causar que tengamos múltiples notas creadas sobre
una misma temática, y que nuestra organización se transforme de repente
en un verdadero desastre. Para evitar esto, podemos unir las notas que
tienen determinada temática.
Hacerlo es muy simple: seleccionar
las notas que queremos unir, hacer clic derecho y seleccionar la opción
“Fusionar Notas”. O seleccionar la opción combinar en la barra lateral.
8. Encriptar el texto
Nuevamente,
una de las preocupaciones principales de los usuarios de aplicaciones
en la nube tienen el temor de tener problemas de seguridad en un futuro.
Afortunadamente, muchos de estos servicios ofrecen seguridad de
archivos y Evernote no es ninguna excepción. En esta aplicación podemos
encriptar las notas o el texto que consideramos sensibles.
Para
hacerlo, tenemos que seleccionar el texto que deseamos encriptar, luego
hacer clic derecho y seleccionar la opción “Encriptar texto
seleccionado”.
9. Usar @myEN
A
veces nos encontramos mirando nuestro feed de Twitter y encontramos un
link que nos parece interesante. Pero estamos leyendo en el metro o
estamos en una reunión (por favor, no usen Twitter en reuniones, pero
puede pasar) y simplemente queremos leerlo más tarde. Algunos usuarios
optan por marcar ese tweet como favorito, pero a veces nos olvidamos (sé
que a mí me pasa).
Una buena forma de mantenernos al día con los
tweets que nos interesan es a través de My Evernote, un servicio de la
aplicación que nos permite
guardar tweets, con toda su información -por ejemplo, fotos y links- a través de Twitter.
Para
poder usarlo, tenemos que sincronizar primero nuestra cuenta de Twitter
con Evernote. Esto creará el lazo necesario para permitir a la
aplicación tener acceso a nuestro feed. Después, cada vez que
encontremos un tweet que nos interese, simplemente tenemos que enviar un
mensaje privado a @myEN; esto creará automáticamente una nota en
Evernote, donde podremos leer lo que queremos, más tarde.
10. Agregar con drag and drop
Una
de las funcionalidades más geniales de cualquier interfaz gráfica de
usuario es el drag and drop. Sin embargo, muchas personas siguen
haciendo infinidad de cosas en lugar de arrastrar el archivo donde
queremos que vaya.
En el caso de Evernote, si queremos almacenar
un archivo podemos simplemente, en el caso de Mac, arrastrar hacia el
ícono de Evernote en el dock, o en el caso de Windows, arrastrar el
archivo hacia una nota nueva.
Font: http://bitelia.com/2012/07/10-trucos-para-aprovechar-evernote-al-maximo
